番茄工作法(番茄工作法的实际使用)

什么是番茄工作法

番茄工作法有5中模式,这是5种思维的方法,分别是overview、focus、self-inspect、goal free、background,可以看到,其中overview、focus、self-inspect、goal free是“帽子”,而background是“围巾”。每次我们只能戴一顶帽子,但围巾的话你可以戴不同的,也可以多围几条围巾。

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1. Overview

一开始会有很多工作和内容需要你去处理,所以在开始工作之前,我们可以先从整体来看一下,再把它们分类。

我们可以先列一个活动清单,可以是你一段时间内的待办事项,再从中选出你今天要做的事情,并进行排序,其他的事情就可以先放一边不管了。

2. Focus

第二种思维方法是专注。假设你突然发现了一个需要你去解决的问题,但这个时候我们并不会继续关注这个问题,而是继续专注于你之前overview的时候决定要解决的问题上。就像我们之前说的帽子,你不能同时戴两个帽子,当你专注于做一件事情,就不可能分出更多的精力去想其他事情。

我们可以用计时器,并设定25分钟,然后这25分钟里我们就只专注于做一件事,比方说读博客。25分钟铃响之后,我们可以稍事休息。这25分钟里并不一定要把博客文章全部看完,只要Focus了25分钟,就可以在这个事项后面做一个标记X,就意味着完成了一个番茄任务。

3分钟休息之后,我们可以再看一下今日待办事项,这时你可能已经完成第一项任务,或者25分钟还不够,比如说还没能完成看博客这个任务,那接下来的25分钟内,我们继续看博客。直到完成25分钟,标下一个X。可能几个X之后,这个任务完成了,那我们就可以继续另一个今日待办事项。这样,我们就可以知道一天里自己能收集多少个X,就说明我们完成了多少个专注的25分钟。只要你专注于每个25分钟,就会渐渐进入状态,就会有新的感觉。

3. Self-inspect

我们将之称之为自我审视,在这种模式之下,我们回顾过去,自我审视,看一看在以往所做过的工作中,哪些做法是好的、适合自己的。它并不是对自我的规划,也不是一种专注的思维。

我们可以将今天完成的X和之前的记录进行对比,作为一个自我审视、持续改进的过程,看看采取哪些方法能够更好地提高效率。

这里我们鼓励一些小的尝试、小的试验,你可以尝试各种各样的方法,看看哪一个是最适合自己的,最高效的。因为每一个人的工作不同、环境不同、决策不同,所以要开发适合自己的流程,并不断去优化它。

4. Goal Free

第四种是一种无目标的思维模式,在这种状况下,你会拥有更多的自由。就好像带了一只乌龟去散步,你并没有计划到底去哪里,而只是想自由地四处走一走。这也是一种和其他方式不同的思维方式。

5. Background

Background是一种后台式的灵机一动式的思维方式,如果你有一个问题一直没有解决,当在你做别的事情时,可能会突然想出来解决方法。这种模式更像是“围巾”,是可以和其他“帽子”同时戴的。

 

这里再总结一下,早上的时候我们开始做计划,在活动清单中选出今日待办事项,然后就开始用计时器计算时间,一个25分钟,结束后休息一下,再回过来开始下一个25分钟,每天会重复很多次。当然其中还有一些打扰,我们也可以把它记录下来。在一天结束的时候,我们还要去回顾一下并自我审查。

 

 

可持续的番茄

番茄工作法是一个可持续的步骤,我们可以看到,图中横轴上写的是时间,纵轴上写的是集中思维方式。从最上面Overview开始,看看有哪些事情要做,按重要程度优先排序一下,之后就要Focus一段时间去做某件事情,持续一段时间之后,再到纵轴最下面的Goal Free上,并没有明确目标,随便做一些事情。这是一个周期,之后随着时间的推移,我们会不断重复这个周期。

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那我们如何才能知道,当自己专注在一件事情上时,这段时间是否太长了呢?如果时间太长的话,很可能周遭的情况已经发生了一些变化,或者你的方法是错误的。

答案是时间,除了设定Focus的时间之外,我们还可以设定一个终止的时间,到时间我们就停下来,而且这段时间的目标也并不是把事情完成,只是需要你Focus。

 

 

如何抵抗各种干扰

但实际工作中,我们经常会遇到各种干扰,可能有些干扰是好的,把更重要的事情放在你面前,但我们总要想一些办法,去把这些干扰减到最少。那应该怎么处理呢?

来自于内部的干扰

这些干扰往往来自于自我,比如当你做一件事情时突然开始想其他事情,如想喝咖啡、想上网等。

一种方法是视觉化,想象一下你遇到这种干扰会怎么做,同时用更大的意志力去专注在你所做的事情上。比如你正在写一份报告,突然想要给妈妈打电话,这时我们可以在旁边做一个记录,并在今日待办事项纸的最下面把“给妈妈打电话”这件事写下来。写下来之后,你就能继续专心做你之前的事了。当你把这25分钟完成之后,你可以在下一个任务中决定到底去做另外一件事情,还是去给妈妈打电话。

如果是中断了去做干扰你的事,我们就不能够写一个X了,因为你在这25分钟之内并没有完成这个任务,就要重新开始一个25分钟。

来自于外部的干扰

外部干扰可能是有人给你打电话、有新的邮件或有新的任务,但是这时我们还是要尽可能保护自己的番茄任务。比方说有一个人对你说能帮我一下吗?你可以告诉他,我正在做什么事情,能不能晚一点去帮你,或者跟他约定一个时间,再把这件事情写下来作为一个新的番茄任务。在你完成前面一个任务,可以想一下它是不是重要的,是把它作为下一个番茄任务,去帮助他,还是需要把它往后排。

但有的时候是一些非常重要的、非常紧急的事情需要立刻去处理,这时我们就必须中断手头的番茄任务,也就不能打一个X,得在我们完成紧急任务之后,再重新开始一个番茄任务。

对这些内部干扰和外部干扰,我们可以用一些符号去标记它,如内部干扰就画一个竖,外部干扰就画一个横,完成就打一个X,这样我们就可以做记录,再每天根据自己的情况不断调整,比如把发邮件推到午后,慢慢减少这些中断。

 

 

限制进行中的任务数

同时,我们在使用番茄工作法时,难免会遇到多重任务,生活就是这样,总会有各种各样的事情需要去处理,但是我们在同一个时间里是没办法同时做这些事情的,一定要给它优先排序,先做最重要的事情。

有两种方法来操作,第一种方法是我们在一段时间里面只做其中一个任务,比如说第一周做了黑色任务,第二周做了蓝色任务。第二种方法你每天换着做,一会儿做点蓝色任务,一会儿做点白色任务,一会儿做点黑色任务。

但是根据我的经验,第一种方法——在比较长的一段时间内专注于一个任务,你的效率会更高。第一周如果只做黑色,结束的时候你就可以提交这个黑色的任务了。如果我们不断切换的话,中间有很多工作又需要重新开始,可以看到只有到了第4周我们才能把这些任务都完成。

我们可以看到斑马身上是有条纹的,这其实是一种非常好的生存方式,当狮子去看斑马的时候,如果斑马在移动,狮子就容易眼花缭乱,但如果狮子专注于一个斑马的话,它就能抓住这个斑马。所以对比之下,我们也可以看到,如果我们有太多的任务需要不停地切换的话,也会眼花缭乱,如果我们能专注一个斑马,我们就能完成这个任务。我们把它称之为要限制在进行当中的工作的数量。

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